Hoe organiseer je een ALV tijdens de coronacrisis?

Door de zogenaamde COVID-wet kunnen bepaalde besluiten, bijvoorbeeld een voorgenomen fusie, alsnog doorgang vinden. - Foto: KNVB Media

Het coronavirus zorgt ervoor dat er nog steeds geen fysieke algemene ledenvergadering (ALV) kan plaatsvinden bij verenigingen. Een speciale spoedwet biedt clubs de mogelijkheid in deze omstandigheden een digitale ALV te beleggen waardoor bepaalde besluiten, bijvoorbeeld een voorgenomen fusie, alsnog doorgang kunnen vinden.

De tijdelijke COVID-wet waardoor een digitale ALV belegd kan worden is ingegaan op 16 maart 2020. Deze wet is onlangs verlengd tot 1 juni 2021 waarbij de mogelijkheid tot digitaal vergaderen in ieder geval tot 1 augustus 2021 geldt.

In de wet is de mogelijkheid opgenomen om deze termijn telkens met twee maanden te verlengen. Tevens heeft het kabinet aangegeven dat wanneer de wet vervalt, dit minimaal twee maanden van tevoren zal worden aangekondigd.

Corona-spoedwet biedt verschillende opties

Het bestuur kan ervoor kiezen een vergadering online te houden, ook als dit niet in de statuten geborgd is. De ALV uitstellen met een maximale termijn van 4 maanden is ook een mogelijkheid. Door de tijdelijke wet zijn er de volgende mogelijkheden voor het organiseren van een AV:

1.  De AV uitstellen
   Dat kan tot vier maanden na de datum waarop de AV (volgens de statuten) gehouden zou moeten worden. Dat geldt dus ook voor het vaststellen van de jaarrekening. Als de lopende besluitvorming van de vereniging niet in problemen komt, dan is dit zeker een mogelijkheid.
    
2. De AV als niet fysieke bijeenkomst voorbereiden en de stemmen vooraf ophalen
   In dit geval worden alle stukken en gevraagde besluiten vooraf per email opgestuurd naar alle leden en vraagt men om vooraf te stemmen en/of vragen in te dienen. Voor het indienen van vragen moeten de leden tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de algemene vergadering in de gelegenheid worden gesteld. Tijdens de ALV zelf, die als webcast via Teams, Zoom of een andere tool wordt gehouden, worden de vragen beantwoord en moeten de antwoorden op de website van de vereniging worden geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor de leden.
    
3. Volledig online ALV inclusief stemtool organiseren
   In dit geval wordt de AV op normale wijze voorbereid, maar wordt de vergadering uitgezonden via Teams, Zoom, Google, of een andere tool en kunnen de leden tijdens de vergadering digitaal stemmen. Inmiddels zijn hier meerdere applicaties voor ontwikkeld.

NOC*NSF heeft alle hierboven genoemde mogelijkheden verder uitgeschreven. Meer informatie vind je via onderstaand linkblok.

ALV tijdens coronacrisis Bekijk hier meer informatie over het organiseren van een ALV.

RKHVV

RKHVV heeft op een creatieve manier de leden opgeroepen zich aan te melden voor de ALV. De vereniging maakte een serie video’s waarin een aantal mensen uit alle geledingen van de vereniging aan het woord is over wat RKHVV voor hen betekent.