Bestuur Essche Boys heeft veel gehad aan bestuurscoaching

Het bestuur van Essche Boys. - Foto: Essche Boys

De kantinebezetting van volgende week, de bestelling van nieuwe tenues en het aanstellen van scheidsrechters voor jeugdwedstrijden. Zomaar wat onderwerpen waarover het bestuur van Essche Boys het had tijdens een bestuursvergadering begin dit jaar. Bestuurscoach Hans van Egdom hoorde het aan en gaf na afloop zijn feedback: jullie hebben het over heel belangrijke dingen gehad, maar dit had weinig met besturen te maken. “Dat was precies de spiegel die we nodig hadden’’, vertelt voorzitter Geert-Jan van Schijndel een jaar later.

Hij is nu anderhalf jaar voorzitter van Essche Boys, een vereniging van zo’n 320 leden onder de rook van Boxtel. “We bestaan 65 jaar en hebben eigenlijk altijd een grotendeels uitvoerend bestuur gehad. Dat is niet verkeerd, maar we wilden toe naar meer besturen op hoofdlijnen en het uitstippelen van beleid, in plaats van bezig te zijn met de waan van de dag. Maar hoe doe je dat en waar begin je?”

We wilden toe naar meer besturen op hoofdlijnen en het uitstippelen van beleid, in plaats van bezig te zijn met de waan van de dag.

Met die vragen klopte het bestuur aan bij de verengingsadviseur van de KNVB. Die stelde bestuurscoaching voor. De KNVB maakt hierbij gebruik van externe bestuurscoaches. Essche Boys werd gekoppeld aan Hans van Egdom. “Na een oriënterend gesprek schoof hij aan bij een bestuursvergadering. Hij heeft het grootste deel alleen maar geluisterd en vroeg na afloop aan iedereen wat die van de vergadering vond. We vonden eigenlijk allemaal dat we het goed deden. Hij zei ook dat we belangrijke zaken hadden besproken en dat de vergadering zelf goed verliep, maar dat het dus weinig met besturen te maken hadden. Terwijl de drie punten die wél de kern van besturen raakten, op de langebaan werden geschoven.”

Vooruitschuiven

Een van die onderwerpen was het rookbeleid op de vereniging. “Dit schoven we als bestuur steeds voor ons uit. Enerzijds omdat er altijd wel iets urgenters te regelen was. Maar ook omdat we het een lastig onderwerp vonden. Er wordt verschillend over gedacht binnen de vereniging. Maar dat betekent juist dat je als bestuur er wat van moet vinden, voor die keuze moet gaan staan en ervoor moet zorgen dat het beleid geïmplementeerd wordt. Hans heeft ons die spiegel goed voorgehouden.”

Ik wilde meer besturen, maar toen het hek geopend moest worden voor het uitzetten van de lijnen op het veld heb ik dat toch gedaan.

Vervolgens heeft de bestuurscoach verteld waar je als bestuur voor aan de lat staat. Dit zijn eigenlijk niet de uitvoerende zaken maar juist de langere termijn. Hij vertelde over wat je wel en niet doet en hoe een bestuur de transitie van uitvoerend naar meer besturend kan maken. Geert-Jan: “Dat is best lastig. Ik ben zelf ook in die valkuil gestapt. Ik wilde meer besturen, maar toen het hek geopend moest worden voor het uitzetten van de lijnen op het veld heb ik dat toch gedaan. Veel leden komen ook naar het bestuur als er iets gedaan moet worden, omdat het bestuur altijd alle zaken heeft opgepakt. Dit is niet verkeerd, maar wat ons betreft is dat niet houdbaar.”

Cultuurverandering

Na de spiegel gaf Hans van Egdom een aantal voorbeelden van hoe andere verenigingen de transitie hadden doorlopen en welke uitdagingen ze daarbij hadden ervaren. Vervolgens is het bestuur van Essche Boys onder zijn leiding in gesprek gegaan met alle commissies. “We hadden wel commissies, zoals de jeugdcommissie en de technische commissie, maar niet echt een commissiestructuur. De commissies hadden ook nooit kaders en budget vanuit het bestuur gekregen, waardoor ze bij alles het bestuur vroegen om bevestiging. Dit zijn we nu aan het veranderen. Hans heeft wel gezegd dat die cultuurverandering tijd nodig heeft en het een seizoen of twee duurt voor we de effecten zullen zien.”

Ook is het bestuur met alle leden en ouders in gesprek gegaan tijdens zogenaamde ‘taartgesprekken'. Onder het genot van een kop koffie of thee en wat lekkers leerden leden en bestuur elkaar beter kennen. Geert-Jan: “We spraken eigenlijk nooit met leden. Ja, aan de bar en in de wandelgangen. Maar nooit heel bewust om onze leden en ouders te leren kennen en erachter te komen wat er speelt. En om uit te leggen dat leden niet alleen iets kunnen komen halen bij de vereniging, maar dat ze ook iets zouden moeten brengen. Er werd heel goed op gereageerd en de meeste mensen vonden het eigenlijk wel logisch dat vrijwilligerswerk voor de club minder vrijblijvend zou moeten zijn.”

Zelfstandig doorgaan

Op basis van alle gesprekken heeft het bestuur een nieuw beleidsplan gemaakt en samen met de bestuurscoach gekeken wat er praktisch voor nodig is om dat beleidsplan te kunnen uitvoeren bij Essche Boys. “Nu zijn we zover dat we beginnen met de uitvoering. We kijken nu of we voldoende handvatten hebben gekregen om zelfstandig door te gaan. Maar ik kan me ook voorstellen dat we over een half jaar wellicht nog een keer een sessie met Hans willen doen’’, zegt Geert-Jan.

Door de bestuurscoaching word je gedwongen om na te denken over wat voor bestuur en vereniging je wilt zijn, nu en in de toekomst.

Hij is blij met de hulp die de bestuurscoach heeft geboden. “Anders waren we nog lang niet zover geweest. We zijn een gezonde vereniging, waar geen echte problemen spelen. Door de bestuurscoaching word je gedwongen om na te denken over wat voor bestuur en vereniging je wilt zijn, nu en in de toekomst. En door zijn begeleiding hebben we onszelf ook de tijd gegund daarmee aan de slag te gaan. Anders zou er altijd wel iets urgents tussen komen wat op dat moment gedaan moet worden. En zo blijf je in een cirkel zitten.” De bestuursleden van Essche Boys wisten wel dat ze het anders wilden gaan doen, maar ze wisten niet hoe ze het moesten aanpakken. Het traject heeft hen geholpen door elke stap te concretiseren. Geert-Jan: “Hans heeft veel ervaring bij andere verenigingen en kon daardoor ook goed inschatten wat wel en wat niet bij onze club zou passen. Dat is heel waardevol. Ik zou het elk bestuur aanraden.”

Bestuurders die meer willen weten over de ervaringen van Essche Boys met bestuurscoaching kunnen contact opnemen met Geert-Jan van Schijndel via info@esscheboys.nl.

Verenigingsondersteuning Klik hier om contact op te nemen met de verenigingsondersteuner in jouw regio.