Aan de slag met het Stappenplan Kaderbeleid

Binnen het kaderbeleid onderscheiden we zeven fases: werven, informeren, introduceren, op weg helpen, doorontwikkelen, doorstromen en uitstromen. Het werven, informeren, introduceren en op weg helpen is van toepassing op de nieuwe vrijwilligers. De kaderleden die al actief zijn bij de vereniging, kun je aanbieden om zich door te ontwikkelen in hun rol en eventueel door te stromen. Uiteindelijk zullen kaderleden ook een keer uitstromen. Maar hoe kun je per kaderlid optimaal invulling geven aan elke fase?

Werkgroep

Allereerst is het aan te raden om een werkgroep samen te stellen. Met deze werkgroep kun je regelmatig ‘ontwikkelsessies’ organiseren: bijeenkomsten waarin je het kaderbeleid gaat ontwikkelen. Natuurlijk is het voor de samenstelling van de werkgroep wel van belang of je kaderbeleid gaat ontwikkelen voor trainers, scheidsrechters, bestuurders of andere vrijwilligers. Wil je kaderbeleid gaan ontwikkelen voor trainers? Dan zou de werkgroep bijvoorbeeld kunnen bestaan uit het bestuurslid jeugdvoetbal, de Hoofd Opleiding, een lid van de Technische commissie en één of twee betrokken jeugdtrainers. In iedere werkgroep, ongeacht de doelgroep, is een belangrijke rol weggelegd voor de ‘schrijver’: het beleid dat je als werkgroep ontwikkelt, moet immers ook goed op papier gezet worden!

Werkgroep kaderbeleid Lees hier meer informatie over het samenstellen van je werkgroep

Vragenlijsten en werkvormen

Om je op weg te helpen, hebben we voor elke fase van het kaderbeleid een vragenlijst ontwikkeld. Door de vragen te beantwoorden, krijgt je kaderbeleid steeds meer vorm. De leden van de werkgroep vullen deze vragenlijsten in, maar dat kan wel in verschillende vormen gebeuren:

• Met de gehele werkgroep: dit kan bijvoorbeeld door elke vraag van de vragenlijst, één voor één, met de hele groep door te nemen;
• In subgroepjes: je deelt de werkgroep op en gaat in twee- of drietallen aan de slag met een paar vragen.
• Individueel: alle leden van de werkgroep vullen de vragenlijst thuis al in. De antwoorden bespreek je vervolgens wel weer samen in de werkgroep. Een andere individuele optie is dat één van de werkgroepleden een aantal vragen uitwerkt en deze vervolgens tijdens een ontwikkelsessie presenteert. De rest van de werkgroep kan er dan op reageren.

Downloads vragenlijsten

Tips voor een goede ontwikkelsessie

• Spreek vooraf af hoe lang een ontwikkelsessie gaat duren. Zo weet iedereen van de werkgroep wat ze kunnen verwachten.
• Probeer af te wisselen met de werkvormen. Door de ene ontwikkelsessie plenair en de andere individueel of in subgroepjes te doen, hou je er variatie in en kom je de verschillende werkgroepleden tegemoet, die ongetwijfeld verschillende voorkeuren zullen hebben.
• Plenair werken is vaak sneller dan wanneer je in subgroepjes werkt en vervolgens nog een discussie over de verschillende antwoorden gaat voeren. Van de andere kant heeft een plenaire sessie als nadeel dat niet iedereen altijd evenveel inbreng heeft.
• Als je elk werkgroeplid de vragen vooraf al laat invullen, komt iedereen beter voorbereid naar de ontwikkelsessie en dus sneller met antwoorden.

De aftrap: de eerste ontwikkelsessie

Met de vragenlijsten en de tips op zak, kun je gaan toewerken naar je eerste ontwikkelsessie.

• Stap 1
  Stel een programma samen voor de ontwikkelsessie. Denk aan een opening waarin je het doel toelicht (gaan jullie kaderbeleid ontwikkelen voor trainers, bestuurders, scheidsrechters, commissieleden, kantinemedewerkers, of andere vrijwilligers?) en waarin je bijvoorbeeld de animatievideo van de KNVB over kaderbeleid toont. Het is ook verstandig om alvast een (globale) tijdsplan op te nemen in het programma.
• Stap 2
  Nodig de werkgroepleden uit voor de ontwikkelsessie. Stuur hen daarbij ook meteen alle documenten die belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan een jeugdvoetbalbeleidsplan en de vragenlijst over de fases van het kaderbeleid waarover jullie het gaan hebben.
• Stap 3
  Vraag na de ontwikkelsessie aan de schrijver van de werkgroep om de uitkomsten op papier te zetten. Natuurlijk hoeft hij of zij dat niet alleen te doen; de schrijver is geen notulist die alles wat gezegd en geschreven wordt opschrijft; hij of zij is degene die het uiteindelijke kaderbeleid goed en helder kan verwoorden. Dat de schrijver voldoende, duidelijke input heeft om mee aan de slag te gaan, is een verantwoordelijkheid van de hele werkgroep.

Vervolg

In één ontwikkelsessie zul je natuurlijk niet je hele kaderbeleid kunnen uitwerken, óók niet voor slechts een van de zeven fases. Daar zijn simpelweg meerdere ontwikkelsessies voor nodig, waarin je telkens weer een stap verder komt. Je kunt iedere keer weer de bovenstaande drie stappen doorlopen en per ontwikkelsessie bepalen welke werkvorm je gaat gebruiken.