Samenstelling sponsorcommissie

Een sponsorcommissie of commerciële commissie heeft een belangrijke en omvangrijke taak. Vaak wordt vooral gedacht aan sponsorwerving, maar er zijn veel meer taken die door moeten worden ingevuld.

Denk aan de communicatie met de sponsors en het organiseren van bijeenkomsten, het sturen van facturen en het organiseren van de sponsoruitingen. Een sponsorcommissie kan het best geleid worden als een klein bedrijf: met duidelijke functies en bijbehoren verantwoordelijkheden, taken en afspraken.

Om goed te kunnen functioneren heeft een sponsorcommissie tenminste drie leden nodig. Per twintig sponsors zou hier een extra lid aan moeten worden toegevoegd. Een club met honderd sponsors zou dus een sponsorcommissie van zeven leden moeten hebben.

Hoofdtaken sponsorcommissie

De belangrijkste taken van de sponsorcommissie zijn:

• Commercie: Het werven van nieuwe sponsors en het beheren van bestaande sponsorrelaties.

• Administratie en organisatie: Het opstellen van contracten, factureren, het verzorgen van de sponsoruitingen en voeren van de debiteurenadministratie.

• Communicatie: Het regelmatig communiceren naar de sponsors en het organiseren van evenementen.

Deze drie taken vergen verschillende vaardigheden, vandaar dat tenminste een team van drie personen gewenst is. Hierbij hebben de drie leden passende vaardigheden, kwaliteiten en ervaring. Bijvoorbeeld omdat het werk in het dagelijks leven in lijn ligt met de functie in de sponsorcommissie.

Vertegenwoordiging in het dagelijks bestuur

Denk als vereniging goed na onder welk bestuurslid de sponsorcommissie gaat vallen en zorg dat deze ook deelneemt aan het periodiek overleg van de commissie. Het kan handig zijn om de sponsoring onder de penningmeester te laten vallen, omdat daar ook de facturatie en het inkomstenoverzicht ligt. Of onder de voorzitter omdat hij een groot zakelijk netwerk heeft.

Als de sponsoring heel belangrijk is voor de vereniging is het slim om voor commerciële zaken een specifiek bestuurslid te benoemen. Niet alleen wordt via de vertegenwoordiger in het bestuur verantwoording afgelegd aan het gehele bestuur, maar worden ook de belangenbehartiging van de sponsors en de commissie gewaarborgd.

Meer dan werven alleen

Een sponsorcommissie kan het best geleid worden als een klein bedrijf

Veel verenigingen focussen hoofdzakelijk op de werving van nieuwe sponsors. Dit is echter maar een deel van het werk. Als de andere twee hoofdtaken worden verwaarloost, wordt het effect van het wervingswerk teniet gedaan omdat afspraken niet worden nagekomen, facturen niet worden verzonden of voldaan en bestaande sponsors hun contracten beëindigen.

Bij een groter aantal sponsors neemt het aantal benodigde sponsorcommissieleden toe. Om een vrijwilligerstaak duurzaam te laten zijn, is het goed om te voorkomen dat een vrijwilliger te veel uren daaraan kwijt is. Bovendien wil je iedereen in zijn kracht te laten opereren. Het is ook van belang een structuur aan te brengen in de werkzaamheden om piekbelasting zo veel mogelijk te voorkomen.

Zorg bijvoorbeeld dat er twee keer per seizoen persoonlijk contact wordt opgenomen met elke sponsor en dat elke maand een nieuwe sponsor wordt benaderd. Hierdoor wordt uitval van bestaande sponsors tot een minimum beperkt en wordt het sponsorbestand continu voorzien van nieuwe namen.

Accountmanagement

Clubs met veel sponsors kunnen steeds specifieker gaan bedienen. Vaak wordt er gekozen om te segmenteren op grootte van de sponsors, bijvoorbeeld een splitsing tussen bordsponsors en grotere sponsors, maar steeds meer clubs stappen over op accountmanagent gebaseerd op branche.

Clubs met veel sponsors kunnen steeds specifieker gaan bedienen

Iemand uit een specifieke branche wordt gevraagd als accountmanager voor die branche. Bijvoorbeeld de slager voor de detailhandel en de bankier voor de financiële dienstverlening. Deze mensen communiceren in vaktaal, komen elkaar in het dagelijks werk tegen en hebben ook vaak zakelijk een link waardoor het gemakkelijker is om waarde te genereren en nieuwe (sponsor)contacten te leggen. Wil je accountmanagement binnen jouw club introduceren? Benader dan een sponsor uit een specifieke branche om de accountmanagementtaak op zich te nemen.

Communicatie

Communicatie is vaak een ondergeschoven kindje, maar van essentieel belang. Voor een succesvol sponsorbeleid is regelmatig communiceren met de sponsors, maar ook regelmatig communiceren over de sponsors belangrijk. Het is belangrijk om sponsors regelmatig, bij voorkeur elk kwartaal of elke maand, een specifieke nieuwsbrief te sturen. Ook persoonlijke aandacht, zoals een interview op de website of het berichtje op jubilea creëert veel goodwill. Daarnaast werkt een zakelijke netwerkbijeenkomst goed voor de relatie van sponsors met de club. Sponsorrelatie Er zijn veel mogelijkheden om de relatie met je sponsoren te onderhouden en te verbeteren. Echter, je kunt niet zomaar elk middel inzetten voor iedere sponsor. En hoe spreek je een sponsor aan die zijn verplichtingen (nog) niet is nagekomen?