Privacy

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is van kracht. Sinds 25 mei 2018 hebben ook voetbalverenigingen te maken met de strengere regels rond het verwerken van persoonsgegevens. Daardoor is het voor verenigingen zaak om de zaken rond deze nieuwe privacywet op orde te hebben. Daar is het nooit te laat voor. Het speciale stappenplan helpt hierbij.

Organisaties hebben meer verplichtingen om op een juiste manier om te gaan met gegevens van personen

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is vervangen door een privacywetgeving die geldt in de gehele Europese Unie (EU): de AVG. Deze wet versterkt de positie van de mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Organisaties die persoonsgegevens verwerken, waaronder dus voetbalverenigingen, hebben meer verplichtingen om op een juiste manier om te gaan met deze gegevens. Concreet houdt dit in dat verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met persoonsgegevens van hun leden, vrijwilligers en fans. Met deze documentatieplicht kunnen clubs aantonen dat zij voldoen aan de AVG.

Onderneem stappen

Bedenk hoe jouw club omgaat met de persoonsgegevens van betrokkenen en schrijf dit op

Als vereniging is het zaak om hier serieus mee om te gaan. Ook ná de inwerkingtreding van de wet kun je stappen ondernemen om te voldoen aan de AVG. Of in elk geval aan te tonen dat je als vereniging bereid bent de zaken op orde te hebben. Bedenk hoe jouw vereniging omgaat met de persoonsgegevens van betrokkenen. Houd rekening met bestaande rechten als het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering. Maar houd ook alvast rekening met nieuwe rechten, zoals het recht op dataportabiliteit. Bij dit recht moet je ervoor zorgen dat betrokkenen hun gegevens makkelijk kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie, als ze dat willen. Documenteer ook welke persoonsgegevens jouw vereniging verwerkt en met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie je ze deelt. Vergeet ook niet dat derde partijen mogelijk over gegevens van jouw leden beschikken, zoals organisaties die de contributie incasseert. 

Sportlink

Sportlink is bijvoorbeeld zo'n organisatie die over gegevens van leden beschikt en dient vanuit deze rol helder te maken wat het doet om de privacy van persoonsgegevens te borgen. Vaak wordt hierbij gesproken over een ‘bewerkersovereenkomst’ of ‘verwerkersovereenkomst’. Sportlink heeft al haar apps voorzien van functies en uitleg over de bewaking van de privacyaspecten. Tevens zijn in de Sportlink voorwaarden alle aspecten van de zogenoemde bewerkersovereenkomst al opgenomen. De KNVB en een bij de KNVB aangesloten vereniging hoeven dus onderling, voor wat betreft het over en weer verstrekken van (persoons)gegevens via de systemen van Sportlink, geen be- of verwerkersovereenkomst te sluiten. Deze verstrekkingen worden namelijk niet beschouwd als verstrekkingen aan derden in de zin van privacywetgeving.

Stappenplan

Het ‘Stappenplan AVG voor sportclubs’ is een hulpmiddel om te voldoen aan de AVG

De KNVB staat verenigingen bij om hen te helpen met de nieuwe privacywet. Via een aantal artikelen wordt er nader ingegaan op specifieke aspecten van de AVG. Daarnaast heeft NOC*NSF in samenwerking met Stichting AVG een sportspecifiek stappenplan ontwikkeld. Deze digitale tool neemt je mee in de acties die je dient te ondernemen op het vlak van bijvoorbeeld ICT, interne procedures en contracten. Het ‘Stappenplan AVG voor sportclubs’ is een hulpmiddel om te voldoen aan de AVG. 

Het stappenplan biedt geen garantie dat na het doorlopen van de stappen de vereniging daadwerkelijk voldoet aan de AVG. De KNVB is dan ook op geen enkele manier aansprakelijk voor eventuele negatieve gevolgen die zouden kunnen ontstaan uit het volgen van het stappenplan.

Verenigingen die gebruik willen maken van de hulptool moeten een abonnement afsluiten. NOC*NSF is met Stichting AVG tot een overeenkomst gekomen om het tarief hiervoor zo laag mogelijk te houden. Het is de sportkoepel gelukt om het abonnement tegen een bedrag van 5 euro per maand (exclusief btw) aan te bieden. 

Gebruikt jouw club het programma al? Of wil je als vereniging aan de slag met het stappenplan AVG? Ga dan naar de website, log in of maak een account aan en volg de instructies.

Stappenplan AVG voor sportclubs Log in, of maak een account aan, en volg de instructies.

Na het doorlopen van het stappenplan kun je een AVG-verklaring aanvragen bij Stichting AVG. Dit is een zelf-verklaring. Je verklaart hiermee zelf dat jouw vereniging het stappenplan heeft doorlopen en acties heeft ondernomen. Stichting AVG bekijkt alleen of het stappenplan is ingevuld. Zij doet geen inhoudelijk onderzoek of de stappen juist zijn gevolgd. Jouw vereniging is en blijft zelf verantwoordelijk om te (blijven) voldoen aan de AVG.

Uit de praktijk

FC Axel loopt voorop met eigen AVG-dossier FC Axel ging gelijk aan de slag met de AVG en heeft zijn zaken inmiddels goed op orde. De club deelt graag zijn tips en ervaringen. Nieuwe privacywet: ‘Laat zien dat je bezig bent en volg het stappenplan!’ Bij FC Lisse zijn ze volop aan de slag met de AVG. Lees hoe de club stap voor stap te werk gaat om zo goed als mogelijk te voldoen aan de nieuwe privacywet.

Modelcontracten en Q&A

Om een goede basis te leggen voor het regelen van privacyzaken op jouw club, zijn er modelcontracten beschikbaar. Deze documenten bieden richtlijnen om belangrijke onderwerpen goed vast te leggen. Ze kunnen door verenigingen worden aangepast om beter aan te sluiten bij de eigen situatie. Ook het document met antwoorden op veelgestelde vragen is voor veel verenigingen bruikbaar. Aan de modelcontracten en de veelgestelde vragen kunnen geen rechten worden ontleend.

Artikelen

Privacy: wat is dat? Om te begrijpen hoe je de regels rond de privacywet naleeft, is het handig om enkele basisbegrippen te kennen. De belangrijkste begrippen worden toegelicht.

Overzicht krijgen met het verwerkingsregister Een verwerkingsregister komt van pas bij het stapsgewijs controleren van het privacybeleid binnen de club. Er wordt onder andere ingegaan waarom je als vereniging een dergelijk register moet bijhouden. Informatiebeveiliging Als club heb je de plicht om gegevens te beveiligen en in dit artikel lees je hoe je dat het beste kunt doen. Privacyverklaring en het vragen van toestemming Als clubs ben je verplicht om betrokkenen te informeren over de manier waarop je omgaat met hun persoonsgegevens. Daarnaast mogen gegevens slechts in bepaalde gevallen worden verwerkt. Regels rond marketing en online publicatie In dit artikel wordt nader ingegaan op bijvoorbeeld het SPAM-verbod, de regels voor het delen van contactgegevens met bijvoorbeeld sponsoren en de regels voor social media gebruik.

Leden helpen met wijzigen persoonsgegevens Indien de gegevens van het kind gewijzigd moet worden kan dit door de ouder / verzorger gedaan worden. Op de website van Sportlink staat hoe je als club kunt helpen. Persoonlijke instellingen wijzigen leden onder 16 jaar Hoe je de gegevens kunt wijzigen lees op de website van Sportlink.